1. Úvod
V spoločnosti Daikin sa zaväzujeme k transparentnému podnikaniu. Snažíme sa o úplné dodržiavanie právnych predpisov všade, kde pôsobíme. V celej skupine Daikin Europe Group 1 sa zamestnanci riadia naším podnikovým etickým kódexom skupiny, ktorý podporuje správne správanie a jeho cieľom je zabezpečiť, aby na pracovisku nedochádzalo k nezákonným činnostiam. Zásady našej podnikovej etiky sú rovnaké pre každú krajinu a obchodné odvetvie, v ktorom pôsobíme. Našu podnikovú etiku nájdete na našej internetovej stránke www.daikin.eu.
Vyzývame každého, aby vzniesol svoje otázky alebo obavy a nahlásil (podozrenie) na neetické. alebo nezákonné správanie v našich obchodných postupoch. Skupina Daikin Europe Group zaručuje, že s predloženými hláseniami sa bude zaobchádzať v plnej dôvernosti.
V týchto zásadách vysvetľujeme, ako môžete podať hlásenie a ako vykonávame vyšetrovanie na základe podaného hlásenia. Vysvetľujeme tiež, akú ochranu poskytujeme každému, kto podá hlásenie.
2. Kto môže podať hlásenie?
Ktokoľvek môže nahlásiť podozrenie alebo zistené pochybenie v skupine Daikin Europe Group: zamestnanci, ako aj externé zainteresované strany, ako sú dodávatelia, konzultanti, poskytovatelia služieb, zástupcovia, zákazníci atď.
3. Kde môžem podať hlásenie?
Existuje viacero spôsobov, ako podať hlásenie. Môžete si vybrať kanál, ktorý vám najviac vyhovuje.
- Hlásenie môžete podať svojej kontaktnej osobe v spoločnosti Daikin.
- Hlásenie môžete podať prostredníctvom horúcej linky pre oznamovateľov, ktorá je k dispozícii 24 hodín denne, 7 dní v týždni. Horúca linka prijíma hlásenia prostredníctvom online formulára alebo telefonicky, vždy vo vami preferovanom jazyku. K horúcej linke sa dostanete cez nasledujúci odkaz: http://daikineurope.ethicspoint.com.
Ak chcete pokračovať v podávaní hlásenia, prejdite na odkaz a prejdite na časť „Podanie hlásenia“.
- Vyberte svoju krajinu a uveďte preferovaný spôsob podania hlásenia, či už prostredníctvom online formulára alebo telefonicky. Keď budete pokračovať telefonicky, zobrazí sa telefónne číslo pre danú krajinu.
- Vo všetkých prípadoch dostanete ID používateľa a heslo. Otázky a komunikácia vám budú poskytnuté prostredníctvom platformy. K platforme sa môžete kedykoľvek vrátiť a zanechať dokumenty alebo položiť ďalšie otázky.
- V niektorých krajinách máme osobitný kanál na podávanie hlásení, ktorý je k dispozícii na webovej stránke miestneho subjektu2.
4. Môžem podať anonymné hlásenie?
Táto možnosť je k dispozícii, hoci v niektorých krajinách to nemusí byť právne možné3. Incidenty môžete nahlasovať anonymne, hoci v niektorých krajinách to nemusí byť povolené. Žiadame vás, aby ste poskytli dostatočne podrobné a faktické informácie, aby sme mohli hlásenie účinne prešetriť.
5. Aký druh incidentu môžem nahlásiť?
Môžete upozorniť na akýkoľvek druh problému, na ktorý nás chcete upozorniť, ale tieto zásady sú zamerané na prijímanie hlásení o porušeniach alebo podozreniach z porušenia podnikovej etiky skupiny Daikin Europe Group alebo zákona. Takýmto porušením môže byť napríklad porušenie ľudských práv, porušenie práva hospodárskej súťaže, trestný čin alebo spôsobenie škody na životnom prostredí.
6. Som chránený, keď nahlásim incident?
Spoločnosť Daikin sa zaväzuje chrániť vás pred akýmkoľvek znevýhodnením, aj keď sa po vyšetrovaní ukáže, že k porušeniu nedošlo. Netolerujeme odvetné opatrenia v akejkoľvek forme (prepustenie, odmietnutie povýšenia, suspendácia...) voči osobám, ktoré v dobrej viere nahlásia porušenie, pričom majú opodstatnené dôvody domnievať sa, že došlo k porušeniu.
Ak však vedome nahlásite alebo verejne zverejníte nepravdivé informácie, môžete čeliť sankcii. Môžete tiež čeliť nárokom na náhradu škody, ktorá vznikla v dôsledku nepravdivého nahlásenia alebo verejného zverejnenia nepravdivých informácií.
7. Ako zabezpečujeme dôvernosť.
Spoločnosť Daikin zaobchádza so všetkými hláseniami, ich obsahom, totožnosťou nahlasujúcej osoby a ostatných zúčastnených osôb dôverne. Vaše hlásenie použijeme na vykonanie vyšetrovania a na realizáciu akýchkoľvek opatrení v súvislosti s jeho výsledkom.
Informácie o skutočnostiach alebo obavách môžeme zverejniť v rámci súdneho konania alebo iného postupu, ktorý iniciuje orgán. Informácie môžeme zverejniť aj vtedy, ak sa rozhodneme, že porušenie by sa malo nahlásiť orgánom a/alebo že podáme oficiálnu sťažnosť. Obsah hlásenia môžeme tiež zverejniť vedeniu a/alebo našim externým poradcom.
8. Čo sa stane po odoslaní hlásenia?
Všetky hlásenia berieme vážne a zaoberáme sa nimi s náležitou starostlivosťou.
Za prešetrenie prijatých hlásení je zodpovedný Výbor pre audit skupiny Daikin Europe Group alebo – ak to vyžaduje zákon – miestny zástupca. Výbor pre audit/miestny zástupca podnikne po prijatí hlásenia nasledujúce kroky:
- Výbor pre audit do 7 dní zašle oznamovateľovi potvrdenie o prijatí oznámenia.
- Potom Výbor pre audit rozhodne, či je hlásenie prípustné alebo nie. V prípade, že hlásenie nie je prípustné – pretože nespadá do rozsahu pôsobnosti tejto politiky – Výbor pre audit informuje oznamovateľa.
- Ak je hlásenie prípustné, Výbor pre audit vykoná vyšetrovanie.
- Výbor pre audit môže požiadať o pomoc iné subjekty, napríklad dcérske spoločnosti alebo obchodné oddelenia.
- Výbor pre audit môže vypočuť zamestnancov a/alebo tretie strany, ktoré by mohli vedieť o nahlásenom incidente.
- Výbor pre audit preskúma dokumenty, ktoré sa týkajú nahláseného incidentu.
- Po ukončení vyšetrovania Výbor pre audit rozhodne o danej záležitosti.
- Ak sa záležitosť potvrdí, Výbor pre audit prijme príslušné opatrenia na riešenie zistených obáv.
- Ak sa identifikovaný incident nepotvrdí, záležitosť sa uzavrie.
- Výbor pre audit informuje oznamovateľa o výsledku do 3 mesiacov.
Výbor pre audit plne rešpektuje právo na obhajobu každej osoby zapojenej do vyšetrovania. Tieto osoby dostanú informácie o skutočnostiach alebo obavách a budú vypočuté.
Porušenie podnikovej etiky môže viesť k disciplinárnemu opatreniu alebo k ukončeniu pracovného pomeru. Ak sa porušenia dopustí tretia strana, môžeme s ňou alebo s jej zamestnávateľom ukončiť zmluvný vzťah.
9. Ako dodržiavame zákony o ochrane údajov.
Spracovanie hlásení zahŕňa spracovanie osobných údajov. V závislosti od incidentu môže skupina Daikin Europe Group zhromažďovať údaje, ako sú mená, kontaktné informácie, pracovné pozície, záznamy o prístupe do systému a podrobnosti týkajúce sa incidentu.
Vaše osobné údaje uchovávame počas trvania vyšetrovania. Môžeme ich uchovávať aj nejaký čas potom, na základe nášho posúdenia rizík a zákonných požiadaviek, ale nikdy nie dlhšie, ako povoľujú platné zákony. Na špecifické typy údajov (napr. protokoly o prístupe) sa môžu vzťahovať kratšie lehoty uchovávania. Údaje môžeme uchovávať dlhšie na základe oprávneného záujmu, napríklad pre prípadné budúce súdne spory alebo regulačné vyšetrovania, ale budeme tak robiť v súlade so zásadami minimalizácie údajov a vašimi právami.
Upozorňujeme, že máte právo:
- na prístup k svojim osobným údajom a získať ich kópiu,
- opraviť nepresné alebo neúplné osobné údaje,
- za určitých okolností vymazať svoje osobné údaje,
- obmedziť spracovanie vašich osobných údajov,
- namietať proti spracovaniu vašich osobných údajov na základe oprávnených záujmov,
- získať svoje osobné údaje v prenosnom formáte,
- podať sťažnosť orgánu na ochranu údajov v krajine, v ktorej bol incident nahlásený.
Podrobné vysvetlenia a uplatnenie vašich práv vám poskytnú koordinátori ochrany údajov na adrese dpc@daikineurope.com.
Viac informácií o našich postupoch v oblasti ochrany údajov nájdete v našich Zásadách ochrany údajov4.
10. Postup a ochrana oznamovateľov v Európskej únii
V Európskej únii poskytujú právne predpisy členských štátov EÚ a tzv. smernica EÚ5 ochranu osobám, ktoré oznamujú (údajné) porušenie právnych predpisov („oznamovanie nekalých praktík“).
Podmienky na požívanie takejto ochrany sú tieto. Oboznámte sa s konkrétnymi požiadavkami platných právnych predpisov:
- V čase oznámenia ste museli mať primerané dôvody domnievať sa, že informácie sú pravdivé a že tieto informácie spadajú do pôsobnosti zákona;
- Informáciu ste nahlásili interne alebo externe alebo ste ju zverejnili v súlade so zákonom.
Interné nahlasovanie znamená, že ste využili jeden z kanálov nahlasovania skupiny Daikin Europe Group. Odporúčame vám, aby ste ich využili ako prvé.
Externé nahlasovanie znamená, že ste podali správu príslušným orgánom v členskom štáte EÚ. Tieto príslušné orgány sú uvedené v prílohe 1. Externý kanál nahlasovania môžete použiť po tom, čo ste nahlásili prostredníctvom interného kanála skupiny Daikin Europe Group a tento interný kanál nefungoval správne.
Podanie správy verejnosti znamená, že správu podáte priamo verejnosti napríklad prostredníctvom online platformy alebo sociálnych médií alebo médiám. Pri verejnom zverejnení by ste mali požívať ochranu, ak
- ste najprv podali interné a externé hlásenie, ale porušenie zostalo nevyriešené alebo neboli prijaté žiadne primerané opatrenia, alebo
- máte primerané dôvody domnievať sa, že existuje bezprostredné alebo zjavné nebezpečenstvo pre verejný záujem, alebo v prípade externého nahlasovania existuje riziko odvety.
Nie všetky záležitosti, ktoré spadajú do pôsobnosti podnikovej etiky, sú oznamovaním nekalých praktík. Označujeme ich ako „etické záležitosti“. Ochrana, ktorú zákon poskytuje osobe, ktorá upozorní na etickú záležitosť, nie je rovnaká pri oznamovaní nekalých praktík. Napriek tomu bude skupina Daikin Europe Group pristupovať k nahláseným etickým záležitostiam rovnako: usmernenia a postupy uvedené v týchto Zásadách sa vzťahujú na všetky prijaté oznámenia bez ohľadu na to, či ide o oznamovanie nekalých praktík alebo etickú záležitosť.
11. Otázky
V prípade akýchkoľvek otázok sa môžete obrátiť na C. Vynckeho, riaditeľa a právneho riaditeľa spoločnosti Daikin Europe N.V.
E-mail: vyncke.c@daikineurope.com
PRÍLOHA 1: Príslušné orgány, ktoré majú dostávať externé hlásenia
| Rakúsko | Úrad pre externé podávanie správ o porušovaní právnych predpisov EÚ vo Viedni |
| Belgicko | Federálny ombudsman Vlaamse Ombudsman Ombudsman regiónu hlavného mesta Brusel Ombudsfrau der Deutschsprachigen Gemeinschaft Belgiens |
| Bulharsko | Komisia pre boj proti korupcii a prepadnutie nezákonného majetku |
| Chorvátsko | Ombudsmanka Chorvátskej republiky |
| Cyprus | Pre zistenie správneho kanála, prostredníctvom ktorého môžu oznamovatelia nahlásiť nekalé praktiky, sa môžu obrátiť na miestneho právneho poradcu a/alebo úrad ombudsmana. |
| Česká republika | Ministerstvo spravodlivosti, odbor konfliktu záujmov a boja proti korupcii |
| Dánsko | Dánsky úrad pre ochranu údajov |
| Estónsko | Ministerstvo spravodlivosti Estónska, odbor trestnej politiky |
| Fínsko | Ministerstvo spravodlivosti |
| Francúzsko | Defenseur des Droits |
| Nemecko | Externý oznamovací orgán podľa návrhu zákona o ochrane oznamovateľov na nemeckom Spolkovom úrade spravodlivosti (Nemecko) |
| Grécko | Národný orgán pre transparentnosť |
| Maďarsko | Komisár pre základné práva |
| Írsko | Garda Ombudsman, GSOC Protected Disclosure Unit (PDU) |
| Taliansko | Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC) |
| Lotyšsko | Štátna kancelária, kontaktné miesto pre oznamovateľov |
| Litva | Generálna prokuratúra |
| Luxembursko | Luxemburský úrad pre finančné služby – CSSF Luxemburská komisia pre poisťovníctvo – CAA Luxemburský úrad pre hospodársku súťaž Luxemburský úrad pre registračné poplatky, nehnuteľnosti a DPH – AED Luxemburský inšpektorát práce a baní – ITM Luxemburská komisia pre ochranu údajov – CNPD Luxemburské centrum pre rovnosť príležitostí – CET Mediátor v rámci svojho poslania vykonávať externé kontroly miest, kde sú osoby zbavené slobody Ombudsman pre deti a mládež Luxemburský regulačný inštitút – ILR Luxemburský nezávislý regulačný orgán pre audiovizuálne mediálne služby – ALIA Luxemburská a diekirchská advokátska komora Luxemburská notárska komora Luxemburská lekárska rada Správa prírody a lesov – ANF Správa vodného hospodárstva – AGE Letecký navigačný úrad – ANA Národný ombudsman pre spotrebiteľov Rád architektov a konzultačných inžinierov – OAI Luxemburská asociácia autorizovaných účtovníkov – OEC Luxemburský inštitút audítorov – IRE Luxemburská správa priamych daní – ACD |
| Malta | Na Malte podávajú externé správy jednému z príslušných orgánov uvedených v zákone. Patria medzi ne: Komisár pre príjmy (CfR), Finančná spravodajská analytická jednotka (FIAU), Maltský úrad pre finančné služby (MFSA), komisár pre dobrovoľnícke organizácie (CVO), Stála komisia proti korupcii a ombudsman. |
| Holandsko | Huis voor Klokkenluiders (Holandsko) |
| Poľsko | Ombudsman (hoci konečný zákon ešte nie je prijatý – január 2024) |
| Portugalsko | Generálna prokuratúra |
| Rumunsko | Ministerstvo spravodlivosti |
| Slovensko | Úrad predsedu vlády/Odbor prevencie korupcie Úrad na ochranu oznamovateľov |
| Slovinsko | Komisija za preprečevanje korupcije |
| Španielsko | Agencia Valenciana Antifraude Ministerio de Justicia Oficina Antifrau de Catalunya Úrad pre prevenciu a boj proti korupcii Baleárskych ostrovov Oficina Andaluza contra el Fraude y la Corrupción |
| Švédsko | Švédsky úrad pre pracovné prostredie |
1 Skupinu Daikin Europe Group tvoria spoločnosti Daikin Europe N.V. a Daikin Europe Coordination Center N.V., ich pobočky a dcérske spoločnosti, ako aj príslušné pobočky a dcérske spoločnosti týchto pobočiek a dcérskych spoločností.
2 Pozrite si webové stránky subjektov so sídlom v Taliansku.
3 Ak sa nachádzate v Českej republike alebo v Maďarsku alebo sa vaše hlásenie týka Českej republiky alebo Maďarska, mali by ste sa pred anonymným hlásením poradiť, pretože anonymné hlásenie nemusí požívať ochranu poskytovanú vnútroštátnymi právnymi predpismi.
4 https://www.daikin.eu/en_us/data-protection-policy.html
5 Smernica Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2019/1937 z 23. októbra 2019 o ochrane osôb, ktoré oznamujú porušenia práva Únie